주태국대한민국대사관 영사과

외교공관(外交公館)은 한 국가가 자국을 대표하여 외교 활동을 하고, 자국민을 보호하며, 자국민의 영사 사무를 처리하기 위해 타국 혹은 국제기구에 설치한 기관이다. 대부분의 경우 파견국의 외교 관련 부처, 즉 외무부에 소속되어있다. 명칭은 나라마다 좀 다를 수 있는데 예를 들어 대한민국은 외교부, 미국은 국무부에 소속되어있다.

대한민국 법률에서는 재외공관(在外公館)[1]이라는 명칭을 사용한다.

영사관에서는 비정치적인 이슈, 즉 재외국민 보호, 통상우호촉진, 자국 항공기, 선박 감독 및 파견국의 행정업무(비자 발급을 예로 들 수 있다.)를 수행하며, 중앙선거관리위원회의 감독 하에 재외선거 업무도 수행한다. 일반적으로 영사업무는 대사관에서 영사업무를 겸임하는 외교관이 처리하지만, 영사업무 수요가 많은 곳은 대사관에서 영사업무를 분리한 영사부(領事部)를 설치한다. 그 외에도 자국민이 많이 거주하거나 자국민의 여행이 잦은 곳에 영사관을 설치하며, 규모가 큰 영사관은 총영사관으로 불린다. 이외에도 영사업무가 필요하지만 규모가 작은 곳에는 출장소가 설치된다. 그래서 한 나라를 지역별로 나누어 관할하는 것이다. 즉 상대국 수도권은 대사관에서 영사 업무를, 영사관 근처 지역은 그 영사관에서 업무를 맡는 것이다.(재외공관, 영사관의 정의 : 출처 위키백과사전)

 ▲ 주태국대한민국대사관 영사과 전체 직원들 단체 사진 

대사관과 영사관은 해외에 살고 있는 우리 재외국민들에게는 중요한 곳이다. 그리고 그렇게 중요한 곳이기에 많은 재외국민들의 관심의 대상이 되는 곳이기도 하다.

코로나19 비상 상황이었던 지난 2년간 본국은 물론 해외에서도 공관 사용에는 다양한 불편함이 존재했었다. 주태국대사관 영사과에서는 이를 계기로 코로나19 이전부터 있어왔던 애로사항 및 건의사항 등을 보다 적극적으로 반영하여 더 나은 영사서비스를 제공하기 위한 기회로 삼았다.

교민잡지는 지난 9월 12일 대사관 영사과를 방문, 박성희 총영사와 함께 주태국대한민국대사관 영사과가 보다 나은 영사서비스를 제공하게 된 내용에 대해 이야기를 나눠보았다.

 ▲ 주태국대한민국 대사관 박성희 총영사 

박성희 총영사
“코로나19 상황에서는 무엇보다도 코로나19의 감염이나 확산을 방지하는 것이 중요했기에 ‘사회적거리두기’나 ‘민원방문최소화’에 중점을 두었습니다. 또한 출입국 자체가 축소되었기 때문에 상대적으로 민원업무가 예전보다 많이 감소한 상태였습니다. 방문예약을 통해 출입을 최소화하던 상황에서 지난 해 말부터 조금씩 영사 수요가 증가함에 따라 저희 공관에서도 순차적으로 방문예약제를 완화 시켜 왔습니다.

그 사이 방문객들이 많이 늘어 현재는 하루 약 250~300여명의 민원인들이 저희 영사과를 방문하고 있습니다. 코로나 위기 상황 이후에 폭발적으로 늘고 있는 민원인들의 방문에 저희 영사과에서는 보다 편리한 영사업무서비스를 해 드리기 위해 선제적으로 업무의 신속하고 정확한 처리를 도모하고자 하고 있습니다.

 ▲ 신설된 간이데스크에서 한국어와 영어, 태국어 가능 안내원이 1차 민원 접수 및 구비서류 안내를 하는 모습 

접수 대기 시간을 축소하고 신속한 업무 처리를 위해
◦민원인 안내를 위한 영어, 태국어 그리고 한국어를 구사하는 안내원을 추가 고용하여 간이 안내데스크를 배치, 1차 민원 접수 및 필요 구비서류를 안내해드리고 있으며
◦창구 안내판 및 민원 업무별 필요서류 안내 책자를 제작해 배치하였으며
◦민원실에 TV를 설치해 Q-code, K-ETA 등 영사 민원 관련 영상을 상영하여 안내를 돕고 있습니다.

 ▲ 민원인 대기 공간 확대, 강한 햇빛과 빗물 가림막을 설치 하고 좌석을 추가 해 더 많은 민원인들이 편하게 기다릴 수 있게 되었다 

또한, 대기시간 최소화 및 신속한 접수를 위해 민원 종류별 대기줄을 신설하고 혼잡시간대에는 대기공간을 좀 더 일찍 개방하고 대기 편의 도모를 위해 해와 빗물을 가릴 수 있는 가림막과 추가 좌석을 확보하고 대형 선풍기를 설치해 민원인들의 편의를 최대한 배려하고자 하고 있습니다.

그동안 대사관 전화 통화 관련 민원도 많이 접수되어 통신사를 교체하고 추가 회선을 확보하여 지금은 30여개 회선으로 민원인 여러분들의 궁금증을 해소하고 직원들의 전화 응대 교육 등을 통해 대사관 전화 연결에 불편함이 없도록 최선을 다해 개선하고 있습니다.

그리고 페이스북 메신저 자동응답과 카카오톡 자동응답 채팅봇 채널 서비스를 신설하여 보다 편리한 민원 업무 서비스를 하고자 노력하고 있습니다. 

참고로 주태국대한민국대사관 전화번호는 02-481-6000번 한가지 번호에 30개의 회선이 있어 전화 통화에 여유가 있을 것이며 카카오톡 채팅봇을 통해 기본적인 민원 서류 안내를 할 수 있어 민원인들께서 사전에 필요한 서류의 종류와 준비서류 등에 대한 정보를 열람하실 수 있습니다.

주태국대한민국대사관 공관 전화번호 : 02-481-6000(30개 회선)
카카오톡 채팅봇 채널 : 카카오톡에서 “주태국대사관” 으로 검색하여 친구추가 후 안내 채팅봇 사용가능

 ▲ 카카오톡에 ‘주태국대사관’을 검색하여 친구맺기를 하면 사진과 같은 채팅봇 안내를 받을 수 있다. 키워드를 입력하면 각각의 민원업무 안내가 나오고 링크를 클릭하면 대사관 웹사이트 민원업무 페이지로 바로가기 되어진다. 

민원실도 환경을 개선하여 보다 친화적인 환경으로 개선했습니다.
◦휠체어 출입 가능 경사로를 마련하여 몸이 불편하신 분들께서도 쉽게 영사과 방문이 가능해졌고 화장실 등 시설 개보수를 통해 좀 더 편의를 제공하고 있습니다.
◦태국국민들의 민원도 증가하고 있어 영사과 내 컴퓨터 역시 한국어 자판은 물론 태국어 자판표를 부착해 태국어로 민원 서류를 신청하시는 태국 현지 민원인들에게도 친화적인 환경을 조성하고 있습니다. 그리고 문화원의 협조하에 공관에 설치된 TV를 통해 한국 문화 소개 영상 등을 상영하고 있습니다.

저희 영사과 직원들은 ‘하나의 원팀’으로 교민들이 불편하지 않도록 최선을 다 할 것입니다. 교민여러분들께서도 항상 저희들을 응원해 주시고 계십니다. 그런 교민 여러분들과 저희 영사과도 ‘하나의 팀’으로 함께 발전하고 앞으로 나아갈 수 있는 그런 교민사회가 되면 좋겠습니다.”

주태국대한민국대사관 영사과는 일련의 조치로 코로나19 상황에서 보다 신속한 영사 민원을 처리하고 신속한 업무 능률을 위해 여러가지 개선점들을 보완했다. 한국에서는 물론 그 어디에서나 필요한 민원업무에 대한 불편함은 항상 있어왔다. 하지만 한국주민센터에 대한 편리함과 신속함에 비해 해외에 나와있는 공관에서의 업무는 차이가 있는 것이 어찌보면 당연하다 할 것이다.

하지만 태국에 살고있는 재태교민들의 경우에는 태국 행정기관의 민원업무와 비교하면 훨씬 앞선 우리 민원 처리가 자랑스러울 때가 더 많을 것이다. 박성희 총영사는 이번 민원업무 개선을 위해 재태한인회를 수차례 방문하여 개선점을 경청했고 기회가 있을 때마다 만나게 되는 교민들에게 불편한 점은 없는지 물어보며 개선할 점을 메모해 왔다고 한다. 불편한 점이 있는 그 상태로 이어지는 것이 아니라 조금씩이라도 개선되어 나가는 것이 바로 발전이라고 할 것이다.

불편한 점에 대한 불만을 토로하는 것도 중요하다. 이를 경청할 귀를 열어두는 것도 마찬가지로 중요하다. 그리고 이를 통해 우리는 발전해 나가는 것이다.